Association canadienne-française de l’Ontario, Conseil régional des Mille-Îles
Ministère des Transports - Ontario
Publié
Mai 16, 2019
Catégories
Type d'emploi
Duration / Durée
Temporary / Temporaire
Salary / Salaire
23,33 $ - 27,13 $ de l'heure
How to Apply / Comment appliquer
On the company website / Sur le site web de l'entreprise
Please Specify / Veuillez spécifier (e.g. info@acfomi.org)
https://www.gojobs.gov.on.ca/Preview.aspx?JobID=135461
Advertised until / Annoncé jusqu'au
30/06/2019
Company Address / Adresse de la compagnie
1355 , BOUL. JOHN COUNTER, Kingston
City / Ville
Kingston

Description

Objectifs du poste :

Fournir des services de soutien administratif et opérationnel en anglais et en français à un groupe de gestionnaires et d'employés. Fournir des services de soutien administratif et opérationnel d'appoint à d'autres unités opérationnelles de la région/direction, au besoin.

Tâches et responsabilités :

Au sein de la Division de la gestion des routes provinciales du ministère des Transports, le titulaire du poste travaille sous la supervision du ou des chefs désignés et assume les responsabilités suivantes :

1. Préparer/réviser différents documents/rapports (traitement de texte), offrir des services de saisie, de mise en forme, de correction et de mise en page finale de divers documents (p. ex., la correspondance, les rapports, les notes d'information ministérielles, les lettres ministérielles, les notes de service, les présentations, les procès-verbaux) et effectuer la relecture d'épreuves pour vérifier l'orthographe, l'exactitude et la ponctuation des textes. Créer des formulaires, ainsi qu'organiser et manipuler des données pour en optimiser la présentation en utilisant diverses applications logicielles et en suggérant d'autres mises en forme à l'auteur.

2. Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et les filtrer et aiguiller les personnes vers l'unité opérationnelle / le personnel approprie. Répondre aux demandes de renseignements courantes et soumettre les questions complexes au personnel/superviseur/fournisseur de services approprié. Répondre aux demandes ou aux requêtes par courriel, au besoin, en veillant au respect des normes sur la qualité du service relativement aux communications par courriel, par télécopieur et par téléphone. Rédiger et mettre en forme la correspondance courante,de manière autonome ou à partir de brèves instructions (p. ex., accusés de réception, lettres d'accompagnement, réponses courantes aux courriels et aux messages vocaux à l'intention du superviseur).

3. Recevoir, ouvrir, trier et distribuer le courrier reçu conformément aux lignes directrices établies, en évaluer le contenu afin de transmettre le courrier au personnel/superviseur approprié en fonction de sa connaissance du sujet traité et, lorsque cela est nécessaire, y joindre les dossiers et les renseignements contextuels pertinents. Préparer les colis en vue de leur envoi par la poste ou par service de messagerie.

4. Créer et mettre à jour les systèmes de classement de dossiers électroniques et papier ainsi que le contenu/site SharePoint pour divers documents administratifs conformément aux calendriers de conservation des dossiers du ministère. S'assurer que l'information est exacte, à jour et disponible et organiser le stockage hors site des dossiers et leur récupération, selon les besoins.

5. Coordonner et mettre à jour un système de suivi de la correspondance pour la ou les unités opérationnelles, notamment en examinant la correspondance pour déterminer si un suivi s'impose et, le cas échéant, en suivant les procédures établies pour répertorier la correspondance et la distribuer au personnel en vue d'une action de sa part, de la saisie d'information, de la mise à jour et du rapprochement des données des tableaux de ventilation à l'intention de la section, de la production de rapports relatifs au suivi de la correspondance et du rapprochement avec les tableaux de ventilation pour garantir l'exactitude des rapports et le respect des normes sur la qualité du service.

6. Coordonner et mettre à jour le calendrier de rendez-vous, les réservations de véhicules, de matériel et de salles de conférence, les dispositions de déplacement et d'hébergement, les réunions, les conférences et les déjeuners-causerie du superviseur, en s'assurant que tout le matériel est distribué au moment opportun. Vérifier les courriels et faire part des mesures à prendre au nom du chef, au besoin. Organiser des téléconférences pour le personnel et d'autres réunions, y compris des événements/réceptions restreints ou de groupe, préparer l'ordre du jour, rédiger le procès-verbal, transcrire les notes manuscrites dans un document électronique et le distribuer aux participants. Au besoin, aider à la coordination de la prestation de cours de formation destinés au personnel et s'assurer que les approbations ont été obtenues, que les formulaires d'inscription ont été remplis et que les bases de données de formation sont à jour.

7. Respecter les lignes directrices relatives à l'approvisionnement en vigueur, obtenir des propositions de prix auprès des fournisseurs, surveiller les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes de fournitures et de services auprès de différents fournisseurs, organiser les livraisons et effectuer le rapprochement entre les relevés de cartes d'achat en cours et les bons de commande. Recueillir les données (propositions de prix, ergonomie, rapports précisant les exigences) et préparer les versions préliminaires des analyses de rentabilisation pour le nouveau matériel ou mobilier de bureau selon les instructions du chef, à l'aide de formats et de procédures normalisés.

8. Effectuer diverses tâches de nature financière et administrative, y compris :
• mettre à jour les manuels et les directives ainsi que les listes de dossiers, les répertoires téléphoniques et autres listes pertinentes, mettre à jour les bibliothèques de documents dont celle de SharePoint et organiser la reproduction des documents;
• mettre à jour le calendrier des vacances et faire le suivi des présences;
• prendre les dispositions relatives au déménagement du mobilier;
• vérifier les factures en vue de leur approbation, apporter des correctifs, préparer les pièces justificatives, effectuer le rapprochement mensuel des données des centres de coûts avec les rapports du SIGIF, veiller à l'expédition des bons de commande locaux, regrouper et présenter les comptes de dépenses, d'honoraires et d'achat de matériel aux fins d'approbation et formuler des commentaires afin d'améliorer les processus administratifs du bureau.

9. Recevoir, consigner et transmettre les divers rapports mensuels des employés et autres rapports (p. ex. feuilles de présence, fiches de travail, listes de contrôle des véhicules, relevés des dépenses), vérifier l'exactitude de l'information et les autorisations et effectuer un suivi aux dates d'échéance. Accéder aux systèmes de gestion financière et de gestion des ressources humaines et d'autres sites Internet/intranet pour recueillir des renseignements et des données pour la préparation des rapports et des mandats de la section.

10. Veiller au bon état et au bon fonctionnement du matériel de bureau (p. ex., téléphones, dispositifs multifonctions, télécopieurs, photocopieurs, appareils photo, téléphones cellulaires, numériseurs, projecteurs, etc.). Retirer le papier coincé de l'imprimante, remplacer le toner et aviser les techniciens lorsqu'une réparation technique ou un entretien est nécessaire.

11. Préparer les documents administratifs nécessaires, notamment pour l'obtention de cartes d'accès à l'établissement, de cartes d'achat et de voyage, d'ordinateurs, d'appareils BlackBerry et de téléphones pour les employés et les gestionnaires nouvellement embauchés et en poste et prendre les dispositions qui s'imposent pour ceux qui quittent leurs fonctions. Coordonner et commander en ligne divers produits et services , dont l'achat de fournitures et de matériel de bureau. Offrir encadrement, des directives générales et du soutien relativement aux démarches administratives courantes à l'intention des employés temporaires, des étudiants occupant un emploi d'été et des nouveaux employés et fournir un soutien administratif d'appoint aux autres unités opérationnelles, au besoin. Fournir un soutien d'appoint à court terme aux attachés de direction ainsi qu'aux cadres administratifs supérieurs pendant les périodes de vacances et autres absences prévues et imprévues.

Skills & Experience / Compétences & expérience

Connaissances :
• Connaissance des procédures et directives administratives et fonctionnelles du ministère, y compris des normes sur la qualité du service, pour acheminer la correspondance générale, les lettres ministérielles et les notes d'information, trier et distribuer le courrier, traiter et vérifier les factures, examiner les processus administratifs, créer et mettre à jour les systèmes de classement, dont SharePoint, commander et maintenir les stocks de fournitures de bureau, mettre à jour le contrôle des biens et des stocks et veiller au respect des normes de qualité.
• Connaissance organisationnelle générale pour répondre tant verbalement que par écrit aux demandes générales de renseignements , transmettre les demandes au personnel ou aux unités opérationnelles, ainsi que recueillir ou préparer l'information pour les rapports.
• Connaissance de l'arithmétique et des processus financiers pour comptabiliser la présence des employés et faire le rapprochement des dépenses avec les demandes de remboursement des dépenses, les relevés de cartes d'achat, les bons de commande et les factures.
• Connaissance des applications logicielles de traitement de texte, d'analyse de données, de gestion de base de données, de présentation, de navigation Web, de partage de fichiers et de gestion de contenus Web, de gestion de courriels et d'agenda, ainsi que de celles permettant de visionner, de créer et de modifier des fichiers PDF, et créer des organigrammes en utilisant la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, Explorer, SharePoint, Outlook), ainsi qu'Adobe Acrobat et OrgChart Professional.
• Connaissance des applications Web propres à la FPO pour la gestion des ressources humaines, la gestion financière et le suivi de la correspondance afin de produire des lettres, des rapports, des notes d'information, des diagrammes, des tableaux, des graphiques, des tableaux de ventilation et des documents de présentation en utilisant différentes fonctions.
• Connaissance du matériel de bureau (dispositifs multifonctions, télécopieurs, copieurs, imprimantes et numériseurs) permettant de télécopier, de copier, d'imprimer, de numériser, d'envoyer des courriels et de distribuer le courrier et capacité d'en effectuer l'entretien régulier (p. ex., remplacer le toner ou les cartouches de l'imprimante).

Compétences :
• Souplesse, jugement et sens de l'organisation afin de prioriser les divers dossiers dans l'exécution des différentes tâches ayant des échéances conflictuelles et établir les priorités du travail en fonction de sa connaissance du sujet traité ou en discutant avec le chef et le personnel intéressé.
• Capacité de déceler et de résoudre les écarts en ce qui a trait aux factures, aux relevés de cartes d'achat et aux demandes de remboursement de dépenses selon les méthodes et les directives administratives à cet égard.
• Esprit d'analyse qui permet de décider de la façon la plus efficace de présenter l'information au moment de la rédaction de la correspondance, des notes d'information, des présentations, des rapports, des diagrammes et des tableaux et de résoudre les problèmes en tentant d'utiliser différents formats de présentation ou différentes applications logicielles.
• Aptitudes en matière de relations interpersonnelles, de communications verbales, de tact et de diplomatie afin de communiquer avec le personnel de tous les échelons et les fournisseurs de services, de répondre aux appels téléphoniques et d'accueillir les visiteurs, de répondre aux demandes générales de renseignements au sujet des programmes ou d'acheminer les appels au personnel approprié, de communiquer avec le personnel des hôtels, des transporteurs aériens et des agences de voyages pour prendre les dispositions de déplacement et d'hébergement ou d'organiser ou de coordonner les réunions/événements/réceptions restreints et de groupe.
• Aptitudes en matière de communications écrites de manière à pouvoir composer des lettres courantes, par exemple des accusés de réception, à partir d'instructions succinctes verbales ou écrites, et à effectuer la relecture d'épreuves des documents de façon à en assurer l'exactitude sur le plan de la grammaire, de l'orthographe, de la syntaxe et de la ponctuation pour la rédaction de lettres, de notes d'information, de présentations, de rapports, etc.
• Aptitudes en matière de coordination afin de veiller au respect des priorités établies durant les périodes où la charge de travail est importante, de communiquer avec le personnel des hôtels, des lieux de réunion et des transporteurs aériens afin d'assurer la coordination des modalités de séjours et de distribuer le courrier conformément aux normes sur la qualité du service.
• Aptitudes à évaluer le caractère confidentiel des renseignements afin d'éviter leur communication indue.
• Faculté de travailler tant de manière autonome qu'en équipe et d'accomplir les tâches confiées avec diligence et efficacité.
• Compétences en dactylographie selon les normes applicables.
• Capacité d'utiliser un logiciel de traitement de texte entièrement programmable.
• Maîtrise du français parlé de niveau avancé afin de fournir des services tant en anglais qu'en français

Autonomie d'action :
• Le titulaire du poste doit être en mesure de travailler sous une supervision générale, conformément aux procédures et aux méthodes administratives établies. Il a accès aux méthodes et aux lignes directrices administratives lui permettant de prendre des décisions quant à la mise en forme et à l'envoi de la correspondance et des notes d'information et quant à la correction des écarts en ce qui a trait aux comptes de dépenses, aux factures, aux relevés de cartes d'achat, etc.
• Le titulaire du poste doit prendre des décisions au moment d'accomplir les tâches suivantes :
o déterminer la mise en forme ou la présentation la plus favorable lorsqu'il crée des lettres, des rapports et des diagrammes en recourant à diverses applications logicielles, en évaluant leurs capacités respectives;
o déterminer les renseignements pertinents pour la collecte et l'organisation des documents selon les formats de présentation requis (p. ex., diagrammes, graphiques);
o établir les priorités et faire part des mesures à prendre au personnel ou aux autres unités opérationnelles au nom du chef; déterminer si les renseignements sont confidentiels ou non et s'ils doivent ou non être communiqués en réponse à une demande de renseignements;
o planifier les rendez-vous et les réunions du chef et réorganiser le calendrier en fonction de l'évolution des priorités et de la disponibilité des participants. Le travail est assujetti à l'examen du chef ou du personnel afin de garantir la conformité et l'exactitude du contenu. Les questions qui ne sont pas visées par les procédures et les lignes directrices établies sont portées à l'attention du chef (p. ex., en cas de dépassement des barèmes de remboursement de dépenses ou des limites des cartes d'achat).