Rorabeck Sowerby Theriault LLP
Publié
2021-07-21
Lieux
4 Cataraqui Street, Suite 101 Kingston, Ontario K7K 1Z7
Catégories
Type d'emploi
Durée/Duration
Contract / Contrat
Type de contrat/Contract Type
Expected start date: 2021-09-07
Salaire/Salary
$16 /heure
Horaire/Schedule
temps plein, de 8:30 à 17:00, lundi à vendredi
Comment Postuler/How to Apply
Par courriel/By E-mail
Courriel/Email
jobs@acfomi.ca
Annoncé jusqu'au/Advertised until
20/08/2021
Ville/City
Kingston

Description

Rorabeck Sowerby Theriault LLP is busy four lawyer firm, practicing primarily in the areas of family law, child protection, real estate and wills & estates. We are looking for a bilingual receptionist to join our team for a contract ending December 31, 2022, with a start date between September 7 and October 4, 2021. The hours of work are from Monday to Friday, 8:30 am to 5:00 pm.

The ideal candidate will have a minimum of 2 years’ experience working in an office and experience as a law clerk/legal assistant and/or completion of a diploma in a related field (Law Clerk, Legal Assistant, Office Administration – Legal) is considered an asset.

We are looking for a people person with a desire to work in a collegial office environment. This position requires a high degree of motivation and the ability to multitask. Your resume must clearly outline your level of bilingualism.

Your roles and responsibilities would include:

  • Greeting individuals as they arrive, which includes clients, lawyers, couriers, etc., taking information and providing appropriate direction.
  • Making, changing, confirming and cancelling appointments with clients
  • Accepting payments from clients and providing receipts.
  • Daily use of Outlook, Microsoft Word and PC Law software.
  • Use of office equipment, including fax machine, photocopier, scanner, binding machine.
  • Checking all faxes (received by email) and delivering them to the correct recipient.
  • Filing legal documents into the appropriate client folders for 5 lawyers.
  • Operating a 5 line telephone switchboard to answer, screen and forward calls, providing information and taking messages.
  • Handling new client intake telephone calls, obtaining the necessary information from the potential client, filling out the appropriate forms, running a conflict check and scheduling consultation appointments.
  • The service of documents by fax or courier and the preparation of simple court forms such as Affidavits of Service and Consent forms.
  • Attending at Court to file documents.
  • Daily trips to the bank to deposit funds.
  • Sending, checking, collecting, sorting, and distributing mail.
  • Accepting packages from couriers and mail delivery services.
  • Other tasks as assigned.

Required skills:

  • Bilingual (must be able to communicate orally with clients and send simple emails in French)
  • Personable
  • Motivated
  • Sensitive to confidentiality
  • Ability to prioritize and multitask
  • Ability to meet deadlines
  • Punctuality
  • Time management
  • Stress management
  • Attention to detail
  • Ability to handle difficult personalities
  • Team player

How to apply :

  • Include your name and Position Title in the subject line.
  • Attach your cover letter and resume
  • Name the attached document with your own name (last name, first name)
  • Send your email (with the resume and cover letter attached) to jobs@acfomi.ca
  • If you don’t have a resume or a cover letter, we can help you ! Reach out to us at jobs@acfomi.ca .

Carolyn Sowerby

Rorabeck Sowerby Theriault LLP

4 Cataraqui Street, Suite 101

Kingston, Ontario

K7K 1Z7

Tel: 613-545-4067

Fax: 613-536-5686

***

Rorabeck Sowerby Thériault LLP est un cabinet de quatre avocates pratiquant surtout le droit de la famille, le droit de la protection de l’enfance, le droit immobilier, ainsi que le droit des testaments et successions. Nous cherchons à embaucher une réceptionniste bilingue à plein temps pour un contrat qui se terminera le 31 décember 2022, commençant quelque temps entre le 7 septembre et le 4 octobre 2021. Nos heures de bureau sont du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h.

Le candidat ou la candidate aura un minimum de deux (2) ans d’expérience de travail dans un bureau, ainsi qu’une expérience en tant qu’adjointe administrative ou clerc juridique. Un certificat ou un diplôme dans un domaine connexe (clerc juridique, adjoint juridique, administration de bureau) est un atout.

Nous cherchons quelqu’un qui souhaite travailler dans un bureau collégial et dynamique. Ce poste nécessite quelqu’un motivé et avec la capacité de compléter différentes tâches à la fois.

Le candidat ou la candidate assumera la responsabilité pour les tâches suivantes :

  • Accueillir les individus à la réception (ce qui inclut les clients, des avocats, livreurs, etc.), prendre l’information nécessaire et fournir les consignes appropriées, selon la situation.
  • Coordonner les rendez-vous entre les clients et les avocats.
  • Accepter les paiements des clients et fournir des reçus.
  • Utilisation quotidienne d’Outlook, Microsoft Word et PC Law.
  • Utilisation des fournitures de bureau nécessaires pour certaines tâches, comme le télécopieur, photocopieur, scanner, et la machine à reliure.
  • Effectuer la vérification de la correspondance entrante (par la poste, par télécopieur et par courriel) et la distribution aux personnes appropriées.
  • Classer les documents dans les dossiers appropriés pour chaque avocate.
  • Gérer le système téléphonique à 5 lignes avec standard afin de répondre aux appels, fournir les informations nécessaires, faire suivre des appels aux autres membres du bureau et prendre des messages.
  • Être le point de contact pour les nouveaux clients qui appellent par téléphone : obtenir les informations nécessaires, remplir les formulaires requis, effectuer une recherche pour des conflits d’intérêts et fixer la rencontre initiale avec l’avocate.
  • Coordonner la signification des documents par télécopieur ou courrier, ainsi que préparer des formulaires simples comme des affidavits de signification et des formulaires de dépôt tardif de documents sur le consentement des parties.
  • Déposer des documents à la Cour.
  • Aller à la banque pour effectuer le dépôt des fonds quotidien.
  • Coordonner l’envoi, la collecte, la réception, le triage et la distribution du courrier.
  • Accepter les colis déposés par les livreurs qui passent au bureau.
  • Autres tâches telles que désignées.

Habiletés requises :

  • Bilingue (être capable de communiquer en français à l’oral et à l’écrit pour envoyer des courriels simples aux clients). Veuillez préciser votre niveau de français dans votre curriculum vitae ou votre lettre de présentation.
  • Aimable.
  • Motivée.
  • Très consciente du besoin de confidentialité.
  • Prioriser les tâches et accomplir plusieurs tâches à la fois.
  • Accomplir les tâches à temps.
  • Ponctuelle.
  • Capacité de bien gérer son temps.
  • Capacité de gérer le stress.
  • Souci au détail.
  • Gérer des personnes émotives ou difficiles.
  • Capacité de travailler en équipe.

Comment postuler :

  • Inclure votre nom et le titre du poste dans la ligne d'objet.
  • Joindre votre lettre de présentation et votre CV
  • Nommez les documents joints avec votre propre nom (nom, prénom)
  • Envoyez votre courriel (avec CV et lettre de présentation en pièce jointe) à jobs@acfomi.ca
  • Si vous n’avez pas de CV ou de lettre de présentation, contactez-nous à jobs@acfomi.ca .

Carolyn Sowerby

Rorabeck Sowerby Thériault LLP

4 Cataraqui Street, Suite 101

Kingston, Ontario

K7K 1Z7

Tél. : 613-545-4067

Télec : 613-536-5686

Contract length: 16 months

Expected start date: 2021-09-07

Job Types: Full-time, Contract

Salary: From $16.00 per hour

Benefits:

  • Company events
  • On-site parking
  • Paid time off

Schedule:

  • 8 hour shift
  • Day shift
  • Monday to Friday
  • No weekends

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